Microsoft Teams İle Üretkenliği Sağlayabileceğiniz 8 İpucu

By

Teknolojinin sağladığı imkanlar Covid-19’un insanlar ve kurumlar üzerindeki etkisinin en aza indirilmesinde hayati öneme sahip. Özellikle, sosyal ve çevresel sorunların çözümü için hayatlarını adamış, işlerinin büyük bir çoğunluğunu farklı topluluklarla bir araya gelerek iletişim kuran ve bolca seyehat eden kalkınma uzmanlarının ve sivil toplum gönüllerinin sağlıklı bir şekilde çalışmalarına devam edebilmeleri için uzaktan çalışma bir anahtar niteliğindedir. Covid-19 salgını süresince, Office 365 E1 Lisansı sivil toplum kuruluşlarına, çalışmalarının aksamaması ve uzaktan çalışma imkanına sahip olmaları için 6 aylığına ücretsiz sağlanacağını duyurmuştuk.

Şu anda günlük 44 milyon aktif kullanıcısı olan Microsoft Teams ile siz ve ekipleriniz, birbirinizden uzak konumlardayken dahi etkin olarak ortak çalışmalarınıza devam edebilirsiniz, herkesle her yerden toplantı yapabilirsiniz.

İş süreçlerini uzaktan devam ettiren şirketler, Microsoft Teams gibi uygulamalar ile iletişimlerini ve üretkenliklerini sağlayabilecekleri platformlardan işlerini sürdürmeye başladılar. Bu sebep ile Office365 ailesinin bir üyesi olan sohbet tabanlı ekip çalışma platformu Microsoft Teams ile uzaktan çalışırken nasıl üretken kalacabileceğinizden kısaca sizlere bahsetmenin tam zamanı!

İşte Microsoft Teams ile uzaktan çalışırken üretkenliği sağlayabileceğiniz 8 tane ipucu:

1) E-posta adresi ile herkesi toplantıya davet edin: Kendi kurumuzdan biri ile toplantı yapmak kolay, peki aynı kolaylık kuruluşunuzun dışındaki biri ile de geçerli mi? Microsoft Teams ile cevabımız ”evet”. Geçerli bir e-posta adresi olan kişileri kuruluşunuzda olmasalar bile kolaylıkla toplantıya davet edebilirsiniz. Hatta bu kişi herhangi bir Teams client’ı kurmak zorunda kalmadan toplantıya katılabilir.

2) Uygulama paylaşımı ile kontrol sizde olsun: Online toplantılarda sunum yaparken veya bir dosya açarken masaüstünü paylaşma ihtiyacı duyarız. Ancak masaüstünüzü paylaştığınızda herkes tüm ekranınızı görmüş olur. Microsoft Teams ile bunu kontrol etme şansınız var! Ekranınızın tamamını toplantı katılımcıları ile paylaşmak yerine, Microsoft Teams’in uygulama paylaşımı özelliğini kullanarak sadece istediğiniz içeriği katılımcılar ile paylaşabilirsiniz böylece arka planda açık olan özel verileriniz okunmamış olur. Ya da sunum yaparken notlarınıza bakmak istiyorsanız ancak notlarınıza bakıldığının görülmesini istemiyorsanız sadece ilgili PowerPoint’I seçin. Böylece siz sunumu aşağı indirip başka bir uygulama açsanız bile karşı taraf sunumu görmeye devam edecektir.

3) Uzaktan katıldığınız toplantılarda kamera açtıktan sonra arka planınızı bulanıklaştırın: Toplantılar esnasında ofis dışından toplantıya katıldığımızda ve kamera açtığımızda bazen bulunduğumuz ortam kamera açmaya çok uygun olmayabiliyor. Bu tarz durumlar için Microsoft Teams’in arka planı bulanıklaştırma özelliğini kullanarak toplantı esnasında arkadaki insanları veya objeleri gizleyerek, kameranızı sadece kendinize odaklayabilirsiniz .

4) Toplantı İçerisinde Notlar Alın: Toplantı notları toplantı ile ilgili aksiyonları takip edebilmek için çok önemlidir. Microsoft Teams ile toplantı yaparken bir yandan ‘’whiteboard (beyaz tahta) özelliği ile’’ notlar alarak, bu notları tüm katılımcılar ile paylaşabilirsiniz. Yani not tutmak için başka bir uygulamayı açmak zorunda kalmadan aynı ekran üzerinde kolaylıkla notlarınızı alabilirsiniz. Üstelik cep telefonunuz ile katıldığınız toplantılarda sadece parmağınızı bile kullanarak bu özellikten yararlanabilirsiniz.

5) Dışarıdan gelen sesleri kontrol ederek, toplantıdaki gürültüyü önleyin: Özelikle katılımcı sayısı fazla olan toplantılar da katılımcılar sessiz bir ortamdan toplantıya katılmamış ise dışarıdan gelen ses, toplantının akışını bozacaktır. Microsoft Teams’in ”katılımcıyı sessize al” özelliğini kullanarak isterseniz katılan herkesin mikrofonunu ya da sadece gürültülü bir yerden toplantıya katılmış olan katılımcının mikrofonunu sessize alarak gürültüsüz bir toplantı gerçekleştirebilirsiniz. Bir katılımcının mikrofonu sessize alınmış ise, katılımcı bunu bildiren bir bildirim alır. Toplantı esnasında konuşması gerekirse de kendisi mikrofonunu yeniden açabilir. Bir toplantıdaki tüm katılımcıların mikrofonunu kapatmanız gerekir ise; toplantı katılımcı listenizin en üstüne gidin ve ”mute all (tümünü sessize al)” seçeneğini seçin. Bu durumda herkes bildirim alacak ve konuşmaları gerektiğinde kendileri ”unmute (sesliye al)” seçeneğini seçerek, mikrofonlarını yeniden aktif hale getirebileceklerdir

6) Dosyalar Üzerinde Eş Zamanlı Çalışın: Çoğumuz bir dosyayı birbirimize mail aracılığı ile iletip, sonra düzenleyerek yeni versiyonlarını iletip kaydediyoruz. Ancak Teams ile, Teams içerisinden paylaştığınız her dosya tek bir versiyon olarak kalacak ve dosya kirliliğinden kurtulabileceksiniz. Üstelik OneDrive/ SharePoint üzerinden düzenlenmeden önceki eski sürümlerine erişmek de mümkün.

7) Private Channel (özel kanal) özelliğini kullanın: Bu özellik sayesinde yeni ekipler oluşturulmasına gerek kalmadan bir ekip altında erişim yetkisi kısıtlanabilen alt kanallar oluşturabiliyoruz. Örneğin; Proje Ekibi adı altında kurulan bir ekibin her projesi için bir kanal oluşturulabilir ve hangi projede kim yer alacak ise o  kişiler sadece görmeleri gereken kanallara dahil edilebilir. Tüm proje ekipleri ise iletişimini “General (Genel)” kanalı üzerinden devam ettirebilir. Bu özellik ekip kalabalığını ortadan kaldırmanın yanısıra bizlere daha kompakt bir çalışma alanı da sağlamış olacak. Bu özelliği kullanmak için yeni bir kanal oluştururken gizlilik ayarları altında “Özel” seçeneğini seçmemiz ve kanala erişmesini istediğimiz kişileri eklememiz yeterli.

8) Zamanlama yardımcısı özelliği ile toplantılarınızı kolayca organize edin: Bu özellik sayesinde, yeni bir toplantı oluştururken birden fazla kişi bu toplantıya katılıyor ise, herkesin takvimine teker teker bakmanıza gerek yok, tek bir arayüzden en uygun zamanı görebiliyorsunuz.

Teams’te çok fazla özellik bulunmaktadır. Ben yukarıda uzaktan çalışmaya yardımcı olan sadece 8 özellikten bahsettim. Yakın zamanda ise Teams’e yeni özellikler geldi. Örneğin; Microsoft Teams’de görüşmeleriniz esnasında el ikonunu (Raise Hands) kullanarak söz isteyebilirsiniz. Özellikle kalabalık toplantılarda çok işe yarayacağı kesin. Çok eğlenceli yeni bir özellik olarak; Snapchat filtrelerini artık Teams toplantılarınızda kullanmanız mümkün. Bunlara ek olarak; Teams kullanıcıları artık Skype for Business dışında, Skype consumer kullanıcılarıyla da iletişim kurabilecek! Bir çok müşterimizin talebiydi bu ve Microsoft da bu özelliği hayata geçirdi.

Başka yeni özellikler gelmeye de devam edecek tabii ki… Örneğin; 2020’de gelecek olan bir özellik olan Tasks (görevler), dağınık şekilde duran tüm görevlerimizi önemine, bitiş zamanına göre gruplayarak birleştirecek, hatta listeler, panolar, çizelgeler halinde Teams içerisinden sunacak. Bizce Teams’in tüm uygulamaları kendi bünyesine kabul ediş yolculuğu çok heyecanlı!

Microsoft Teams ürünü hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz; tüm kurumların, tüm bireylerin bağlantıda kalmasına yardımcı olmak için devam eden çabamızın bir parçası olarak, ekiplerinden evden çalışmalarını isteyen tüm kuruluşlar için “üretken kalma” konusunda ipuçlarını aktaracağımız web seminerimize aşağıdaki link üzerinden kayıt olarak katılabilirsiniz.

Link: https://resources.office.com/tr-tr-landing-ME-M365DEP-WBNR-FY20-03Mar-31-Stay-Productive-When-Working-Remotely-With-Microsoft-Teams-SRDEM15688.html?WT.mc_id=AID3010861_QSG_SCL_411029

Tarih: 31 MART 2020 13.00-14.00

Ek olarak, Microsoft iş ortaklarımız da ücretsiz olarak Teams webinarlar düzenlemekteler. Katılmak istediğiniz bir webinar olursa mutlaka kayıt olun, bilgi almak için bana v-zealgo@microsoft.com adresinden ulaşabilirsiniz.

Microsoft Teams yüklemek için yardıma mı ihtiyacınız var?

https://products.office.com/tr-tr/microsoft-teams/group-chat-software/ üzerinden ücretsiz olarak bir Microsoft hesabı ile oturum açabilirsiniz.

Eğer 150 ya da daha fazla Microsoft Teams kullanıcınız olacaksa ve Microsoft Teams’i henüz kurmadıysanız, Microsoft FastTrack mühendislik ekibimizle iletişime geçin. FastTrack, Microsoft Teams’in planlanması, teslimi ve entegrasyonu için yol gösterir (uygunluk şartlarına bağlıdır) veya sizi ilgili bir iş ortağımıza yönlendirmemiz için benimle v-zealgo@microsoft.com mail adresim üzerinden iletişime geçebilirsiniz.

Zeynep Algönül

Partner Success Manager for Teams

Leave a Comment

Your email address will not be published.

You may also like

Hot News